Институт внутренних аудиторов

ППКС - здесь както неуместным мне кажется    

Уважаемые коллеги!<br><br>К сожалению, термины "понятно" и "не понятно" имеет смысл рассматривать только в контексте понимания (не понимания) конкретного предмета конкретным человеком. Более того, как совершенно верно заметил г-н HIDRO,<br>[/quote]<br><br>Здесь проблема лежит глубже, чем может показаться на первый взгляд. "Положение о проведение тендеров" - это документ "верхнего" уровня, со всеми вытекающими из этого обстоятельства квалификациями. Если у Вас есть желание и возможность общаться с пассажирами бронепоезда, рекомендую Вам дополнительно создать документ "нижнего" уровня - Технологическую Инструкцию индивидуального характера для каждой должности в рамках обозначенного выше функционала. В этом документе в простых и незамысловатых выражениях, с использованием пиктограмм, рисунков и пр. Вы можете довести информацию более наглядно. В завершении работы не забудьте убедиться в релевантности документов "верхнего" и "нижнего" уровней. Затем можно устроить ненавязчивую презентацию.<br><br>Рекомендую при составлении "Положения ..." обратить внимание на следующие моменты. Буду признателен, если кто-нибудь обратит внимание на пропущенные, но существенные:<br><br>* Необходимо чётко обозначить обстоятельства, при возникновении которых необходимо проводить тендер. Необходимо чётко формализовать каждое такое обстоятельство в виде цифр, либо прозрачных логических суждений. Каждый должен чётко понимать и это должно быть записано в бумагу - при каких обстоятельствах тендер проводится, а при каких - нет.<br><br>* Необходимо прописать закрытый перечень требований к Компаниям - участникам тендера и, как следствие, указать информацию в документарном и электронном виде, которую требуется получить от Компаний. Каждый должен понимать, можно ли принимать к рассмотрению заявку от той или иной Компании и что они должны представить. Здесь требуется также назначить ответственных за проверку указанных требований.<br><br>* Отдельно и подробно прописать требования к Коммерческому Предложению.<br><br>* При проведении открытого тендера есть пара "скользких мест". Например, далеко не все Компании, потенциально желающие участвовать в тендере, могут быть непосредственно, напрямую проинформированы о старте тендера. Скорее всего, будет иметь место опосредованное информирование - Вы можете разместить информацию в установленных СМИ, на сайте и т.п. При этом Компании должны сами позаботиться о розыске такой информации. В этой связи тем более целесообразно контролировать функционал прямой рассылки на предмет полноты охвата корреспондентов. Вы должны также убедиться в сохранности и недоступности полученных предварительных предложений, отсутствии их неправомочных корректировок и т.п. Для этой цели может подойти отдельный корпоративный почтовый ящик с возможностью отслеживания всех предпринимаемых действий. Одним из самых неприятных является факт "слива" накопленной под "занавес" информации тому участнику тендера, с которым заключено "неблаговидное" соглашение. Таким образом тот может принять взвешенное решение и "выкатить" заведомо более подготовленное предложение. <br><br>* При проведении закрытого тендера ситуация проще и контроли очевиднее. Но тем не менее, на них также стоит обратить внимание.<br><br>* Рассматривать предложения "в первом приближении" рекомендуется тендерному Комитету. В идеале туда должно войти следующие персонажи: <br>- тот, кто понимает в специфической предметной области;<br>- тот, кто понимает в существенных условиях договора;<br>- тот, кто ориентируется на рынке; <br>- тот, кто понимает во внутреннем контроле и рисках; <br>- тот, кто принимает решение. <br>При этом первые четыре не находятся в подчинении у последнего. Заседание тендерного Комитета протоколируется в обязательном порядке. очень желательно, если Вам удасться тем или иным способом формализовать логическую цепочку принятия решения, опираясь на стандартные репера представленной информации. Это сэкономит время и нервы. После "первого круга" работу с отобранными претендентами можно организовать аналогичным образом, с учётом того, что "второй круг", как правило, представляет собой уже закрытый тендер из отобранных претендентов.<br><br>* Давать или нет обратную связь ВСЕМ участникам тендера? В каком виде и какую информацию? Вопрос не праздный, есть несколько точек зрения. Я выступаю за то, чтобы перед началом проведения тендера, например, в тендерном предложении, оговорить эти моменты заранее. Сделать это так сказать "на берегу", чтобы потом не иметь "бледного вида" перед партнёрами по бизнесу.<br><br>* Соответствие условий тендера условиям заключённого Договора. Это очевидно, но неграмотно заключенный Договор (или Ценовое соглашение) могут свести на нет весь Ваш труд по проведению тендера. Здесь требуется твёрдо стоять на "отвоёванных" позициях и контролировать полное соблюдение условий, достигнутых в результате проведения тендера. И если здесь у Вас проблемы, то они лежат в первую очередь в плоскости отсутствия у Вас (!) внутреннего контроля и низкой квалификации Вашего (!) персонала. Контрагент здесь не при чём. Мы естественно не рассматриваем ситуацию, когда он банально отказывается выполнять договорные условия, так как тут требуется обычная претензионная работа. Но в том, что и как прописать в договоре - заключается Ваша воля и Ваша мудрость.<br><br>* Что до тендеров в условиях неопределенности, то всё что можно посоветовать - избегайте таких тендеров. Ситуация, когда строить надо "вчера" а проект строительства будет готов "через год" не лучше, скажем, той, когда Ваш ребёнок должен родиться ещё до зачатия. Сомнительно, не правда ли? Но истина всегда конкретна, поэтому каждый случай достоин того, чтобы размышлять о нём отдельно.<br><br>* Проведение тендеров и заключение контрактов не всегда является основным и единственным функционалом конкретных работников, поэтому вряд ли можно понимать предложение про премиальную оплату их труда как универсальное. К тому же при отсутствии надлежащего внутреннего контроля над тендерами, мы получим ситуацию, когда они будут искренне интересоваться, зачем им вообще платят заработную плату.